Tämänkin päivän sain nähdä. Kirjoittaminen puhuttaa. ”Kirjoittamistaito on työelämän avaintaito” -viesti leviää somessa kuin avokadopasta. Siis kirjoittamistaito, ei visuaalistamisen taito, ei henkilöbrändäys. Voi veljet ja siskot!
Yritykset ja julkisyhteisöt panostavat entistä enemmän tekstiensä selkiyttämiseen ja kirjallisen ilmeensä uudistamiseen. Tekstien tuottaminen eri kanaviin on yhä useamman työntekijän arkea. On oivallettu, että organisaation kirjallinen ilme on yhtä tärkeä kuin visuaalinen ilme.
Olen pitänyt työyhteisöissä vuosia kirjoittamisen valmennuksia ja vetänyt tekstien kehittämisprojekteja. Tänä syksynä tarve on lisääntynyt. Monissa organisaatioissa on luotu toimivaa tyyliä chattiin, verkkosivuille ja asiakasviesteihin. On selkiytetty päätöksiä, lausuntoja ja tarkastuskertomuksia.
Tilaajana kirjoittamisprojekteissa on tavallisesti viestinnän väki. Tavoitteena on lisätä asiantuntijoiden ja asiakaspalvelijoiden kirjoittamistaitoja sekä kehittää organisaation kirjallista ilmettä.
Muutosprosessi, ei yhden yön ihme
Kirjoittamistyyli ei muutu yhdessä yössä. Tekstien vakiopohjat, sanat ja sanonnat ovat usein syvälle juurtuneita. Ajatellaan, että täytyy teksteissä järkeä olla, kun ne on kerran mietitty. ”Ollaanhan me byrokratian kohdussa, mutta täällä senkus porskutetaan”, kuvasi kerran eräs ihminen organisaatiotaan.
Kun kirjoittamistyyliä lähdetään uudistamaan, on edessä paljon tekemistä. Sille pitää varata aikaa kuin mille tahansa muutosprosessille. Parhaimmillaan tekstien kehittämisprojektit ovat kestäneet isoissa organisaatioissa vuoden, jopa kaksi.
Monta erhettä on tullut tehtyä ja paljon opittua. Jotta et kompastu samoihin mokiin, niin tässä hyväksi havaittuja vinkkejä kirjoitustaitojen kehittämisprojektin vetoon.
Näin sytytät organisaatiosi kirjoittajat kukoistamaan:
Tee realistinen kehittämissuunnitelma: Mitä tavoitellaan? Mitä osaamista on, mitä pitää lisätä? Mitä tekstejä kehitetään? Miten? Miten osaamista jaetaan?
Varaa projektille riittävästi aikaa. Jos et ehdi vetää projektia itse, palkkaa joku sparraajaksi, kyseenalaistajaksi, ulkopuolisiksi silmiksi ja korviksi. Älä palkkaa ketään tietäjää, joka tulee ja yksinvaltiaana kertoo, miten pitää kirjoittaa. Se on tuhoon tuomittua.
Kuule kirjoittajia, erityisesti käytännön tekstityötä tekeviä. Ota mukisematta vastaan kirjoittajien epäily muutosten tarpeellisuudesta ja huolet muutosten seurauksista. Jaksa kuunnella loppuun se muutosvastarintaisin juristikin. Hän on oikeasti peloissaan, päädytäänkö tekstien selkiyttämisellä lakitupaan.
Varaudu perustelemaan ja vastaamaan kysymykseen ”Mikä ihan hyvissä teksteissä on vikana?”. Hyväksy turhautumisen tunteet. Kerro saadusta asiakaspalautteesta. Näytä hyviä esimerkkejä omista ja toimialasi onnistuneista teksteistä.
Kutsu ihmiset työpajoihin kehittämään tekstejänsä. Anna aikaa keskusteluun ja ideoiden pallotteluun. Kannusta ja rohkaise kokeilemaan ja muuttamaan. Kirjaa ideat ja luonnokset.
Pidä kirjoittajia tekstien parhaina asiantuntijoina, sillä sitä he ovat. Kuuntele kaikkien ajatukset ja ideat. Älä anna vain kovaäänisten puhua. Älä tuputa omia muutosajatuksiasi.
Pidä fokus tekstien kohderyhmissä ja yhteisen kirjallisen ilmeen luomisessa. Hae yhteistä hyväksyntää. Kaikki ei koskaan tykkää kaikesta.
Järjestä kirjoittajille kunnolla työaikaa tekstien uudistamiseen. Hyvä teksti ei synny hetkessä. Luo toimivat käytännöt yhdessä kirjoittamiseen ja palautteen antamiseen.
Kehu tekstejä, kiitä kirjoittajia.
Dokumentoi sovitut käytännöt. Perusta pankki ohjeille ja hyville teksteille kaikkien käyttöön.
Pidä esimiehet ja päälliköt ajan tasalla sovituista asioista. Esittele kirjallisen ilmeen uudistukset johtoryhmälle.
Seuraa muutosten vaikutusta. Vähenevätkö turhat asiakaskyselyt? Millaista palautetta lukijat antavat? Mitä voisi vielä parantaa?